Aby zgłosic zaległą należność należy spełnić określone kryteria. Kryteria te znajdują się w Warunkach użytkowania, a najważniejsze z nich to:
- Sprzedawca i odbiorca faktury wskazani na nieopłaconej fakturze muszą być klientami firmy Teleroute.
- Transakcja odbyła się na podstawie oferty znalezionej w giełdzie Teleroute.
- Nieopłacona faktura może być przeterminowana minimalnie o 60 dni, ale mniej niż o 1 rok.
- Nie może występować spór dotyczący realizacji zamówienia.
- Należy przekazać firmie Teleroute odpowiednie dokumenty celem potwierdzenia przebiegu sprawy.
Dokumenty, które należy przekazać Teleroute w ciągu 2 tygodni od przyjęcia zlecenia to:
- kopia nieopłaconej faktury,
- kopia zlecenia transportu,
- kopia CMR oraz
- wydruk oferty (w celu udowodnienia, że faktura dotyczy oferty, która zamieszczonej w giełdzie ładunków Teleroute przez stronę niedotrzymującą warunków umowy).
Procedura
- Krok 1 “Prowadzenie sprawy”: Konsultujący (podmiot roszczący) rozpoczyna sprawę za pomocą serwisu internetowego lub dzwoni na gorącą linię w celu rozpoczęcia sprawy. Operator infolinii podaje link do strony internetowej z formularzem, który należy wypełnić.
- Krok 2 “Dostarczenie dokumentów”: zleceniobiorca wysyła faksem wszystkie wymagane dokumenty.
- Krok 3 “Zatwierdzenie zgłoszenia”: Teleroute sprawdza, czy wszystkie dokumenty zostały dostarczone oraz czy są one poprawne, a także czy zostały spełnione wszystkie wymagane kryteria. Jeśli zgłoszeni zostanie zatwierdzone naliczana jest opłata, natomiast w przypadku odrzucenia zgłoszenia żadna opłata nie jest naliczania i zleceniobiorca zostaje poinformowany o odrzuceniu zgłoszenia.
- Krok 4 “Zamknięcie zgłoszenia”: w zależności od rodzaju zlecenia, Teleroute podejmie działania wobec strony niedotrzymującej warunków umowy, mające na celu zgodę tej strony na opłacenie faktury.
- Krok 5 “Close case”: w przypadku zakończenia sprawy zgłoszenie jest zamykane, a zleceniobiorca zostaje poinformowany o rezultatach. Sprawy trwające dłużej niż 90 dni są automatycznie zamykane.